La digitalización es un método seguro para archivar y verificar documentos.
Hoy en día, todavía existen muchos procesos organizativos basados en formularios en papel que deben completarse manualmente. Realizarlo de esta manera cuesta tiempo y dinero. Esta alternativa es rápida y eficiente.
Estos formularios se pueden cargar inmediatamente para facilitar la gestión de documentos. La inversión en estas tecnologías es una de las formas más efectivas de lograr el retorno de la inversión. Si tu empresa todavía no dispone de esto, es el momento. La tecnología avanza cada día más rápido y no actualizarse significa que sobrevivir como empresa será mucho más complicado.
Ventajas de utilizar este programa en tu empresa:
1. Ahorra espacio
Olvídate de los estantes y cajones llenos de archivos, carpetas, papeles… eso es parte del pasado. No dejes que se te acumulen en montones los documentos, dando una imagen desorganizada y obsoleta de tu empresa.
2. Accesibilidad a los datos y a la gestión de archivos
Los trabajadores pueden realizar actividades coordinadas a distancia. Se puede acceder a los documentos en cualquier momento y en cualquier lugar, con tan solo tener un dispositivo.
Los empleados pueden beneficiarse del teletrabajo. La capacidad de respuesta de la empresa aumenta, además de ahorrarse tiempo.
3. Más agilidad en los procesos
Encuentra lo que buscas tan solo haciendo click en el ordenador. La transmisión de información a los clientes o entre los trabajadores es más rápida y los empleados ya no pierden el tiempo buscando información, al estar perfectamente ordenada y accesible en el ordenador.
Como resultado, aumentan la productividad y dedican más tiempo a las actividades más rentables de la empresa.
4. Mayor seguridad de la documentación
Los documentos almacenados en papel corren el riesgo de que accedan a ellos personas que no están autorizadas, en cambio, con la digitalización se pueden establecer contraseñas para que solo las personas seleccionadas puedan acceder a ellos. Ofreciendo así una mayor seguridad.
5. Apoyo a la mejora ecológica
La reducción de papel y de tinta de impresión es un gran paso hacia una economía más sostenible, ayudando a cuidar el planeta.
Ejemplo de digitalización
Uno de los proyectos de digitalización de documentos realizados por Anfora ha sido para el Ayuntamiento Amezketako el cuál necesitaba digitalizar diferentes tipos de documentos que disponía en formato papel.
Se realizaron digitalizaciones, de diferentes documentos físicos convirtiéndolos en PDF interactivos los cuales se rellenan a través del ordenador o dispositivo tecnológico: Tablet, Smartphone…, con el objetivo de que las personas que necesiten rellenar los formularios puedan hacerlo desde casa, o se rellenen automáticamente en la propia oficina del ayuntamiento. Además estos documentos permiten gestionar la aceptación de protección de datos en base a las normativas de la LOPD.
Esta digitalización de los documentos del ayuntamiento, permite a los funcionarios ahorrar tiempo y ser más eficientes a la hora de clasificar, gestionar o realizar búsquedas, mejorando la satisfacción de la población al facilitar la gestión de los trámites administrativos.
En Anfora le dimos una solución a una necesidad que tenía el ayuntamiento al ver que les era más factible tener los documentos en el ordenador ahorrando así espacio físico de almacenamiento y tiempo de trabajo.
